Чтобы организовать совместную работу над проектами, удобно распределять задачи, поддерживать связь между участниками команды и обеспечивать легкий доступ к общим ресурсам, нужны сервисы для командной работы. Отобрали 15 самых полезных сервисов для совместной работы, разбили их на категории и рассказали, зачем они нужны.
Сервисы для управления задачами
При работе даже в небольшой компании нужно уметь распределять между сотрудниками задачи и обязанности. Для этого есть несколько специальных инструментов.
Jira. Самый известный таск-менеджер, которым пользуется Coca-Cola, Visa и NASA. В Jira есть два способа управления рабочими процессами: канбан-доски и скрам-доски.
Канбан — это визуальная система управления процессами, обычно основанная на карточках. По канбан-методике можно создавать карточки с задачами, распределять их между работниками и объединять в группы с определенными статусами, отмечая, какая задача уже выполнена, а за какую еще не брались. Это позволяет наблюдать за прогрессом, отслеживать объем работы, который взяла на себя команда, и увеличивать его при необходимости.
Для компаний до 10 человек сервис бесплатный. Если же сотрудников больше, подписку придется покупать. Ее стоимость стартует от 77 долларов в месяц. Сделать оплату с российского счёта сейчас невозможно — потребуется открывать иностранный или искать посредников.
Так выглядит канбан-доска в Jira: за каждым исполнителем закреплена карточка, которую можно перетаскивать в зависимости от статуса.
На скрам-доске висит напоминание, что до завершения задачи осталось четыре дня
В стандартной версии доступно до трех досок включительно. С платным тарифом можно использовать больше и досок, и функций. Но оплатить подписку в России проблематично: нужно открыть счет за границей.
В одной части доски можно обсудить рабочие материалы, а в другой — назначить исполнителей для решения разных задач.
Другое преимущество — подключение CRM. «Битрикс24» умеет работать с базой данных клиентов напрямую, все сделки можно отражать прямо в системе. Таким образом, менеджерам удобно вести учет, а руководителю — следить за статистикой и прозрачностью сделок.
Система используется бесплатно, но можно купить подписку, чтобы увеличить объем облачного хранилища и открыть дополнительные функции, например запись во время видеозвонков.
«Битрикс24» позволяет подключать сторонние сервисы. Например, можно подключить сообщения о заказах из корпоративного аккаунта во «ВКонтакте».
Чтобы компания успешно работала на удаленке, необходима качественная связь как при общении в чатах, так на видеоконференциях.
Zoom. Главная звезда прошедшей пандемии. Сервис можно использовать бесплатно, но тогда на конференцию нельзя позвать больше ста человек. Сеанс длится до 40 минут. Платные версии снимают эти ограничения и предлагают расширенные функции вроде облачного хранилища. В остальном же оба варианта позволяют быстро созваниваться по аудио- и видеосвязи. Также в систему встроены коллективный чат, онлайн-календарь и доска объявлений — можно тут же подвести итоги встречи и назначить следующую. Бонус — большая коллекция виртуальных фонов, которые пригодятся, когда сотрудники будут созваниваться из спальни или детской.
В бесплатной версии Zoom количество участников ограничено сотней человек. Для большинства рабочих совещаний этого хватит с лихвой.
Miro можно интегрировать с Google Meet — и обсуждать рабочие задачи прямо во время видеоконференции.
Голосовой чат в «Телеграме» простой, но для быстрого созвона функций достаточно.
Во время совместной работы недостаточно просто созваниваться с коллегами и следить за выполнением задач. Необходимо еще и где-то хранить данные: онлайн-документы, регламенты, проекты и так далее. Для этого созданы сервисы, устроенные по системе Wiki, когда каждый участник может добавлять или менять данные.
Confluence. Позволяет создать внутренний портал с базой данных компании. Изменение может вносить любой человек, у которого есть соответствующие права. При этом все правки записываются, их можно «откатить» назад, а текст отредактировать. Систему легко освоить: пары часов на знакомство будет достаточно даже тем, кто до этого умел только запускать Microsoft Word. Если количество пользователей больше десяти, нужно покупать подписку. Как и в случае с Jira, оплата с российских банковских счетов невозможна.
При помощи Confluence удобно планировать будущую работу компании, например фиксировать, что вы должны сделать в ближайшие месяцы.
Документы для работы можно набирать в EvaWiki и там же их редактировать.
В Notion удобно составлять план действий компании: ставить задачи и распределять их между исполнителями.
Если работа вашей компании хоть как-то связана с текстами, таблицами и презентациями, без офисного пакета не обойтись. При этом софт должен быть заточен под совместную работу.
Google Workspace. Один из самых известных офисных пакетов для организации совместной работы с онлайн-документами. Включает в себя программу «почтовый клиент», календарь, облачное хранение данных, а также «Google Таблицы», «Google Документы», «Google Презентации» и другие сервисы. Приложения интегрированы друг с другом: например, комментарии в Google Docs приходят на почту в Gmail, а запланированные встречи видно в календаре. Но есть и проблема: чтобы в России полноценно использовать офисный пакет, нужна оплаченная лицензия, которую не купить без VPN и зарубежного банковского счета.
В Google Docs встроен чат, таск-менеджер и календарь, поэтому здесь удобно обсуждать рабочие вопросы и назначать встречи.
Интерфейс платформы «МойОфис» похож на интерфейс продуктов Google и Microsoft, поэтому проблем с адаптацией не возникнет.
«Яндекс 360» позволяет разделять сотрудников на отделы — так проще распределять задачи.
LightShot. Позволяет сделать скриншот выбранной области за несколько секунд. Картинку можно отредактировать и выложить в публичный доступ. Кроме того, с помощью LightShot легко искать похожие изображения: выделяете фрагмент, и система находит в интернете аналогичные картинки.
С помощью Joxy можно одним кликом опубликовать скриншот в соцсетях и мессенджерах. К сожалению, «Телеграма» в этом списке нет.
«Яндекс Диск» сохраняет скриншоты сразу в папку — их не придется искать по всему хранилищу. Источник: скриншот автора
Итак, перечислим все сервисы, которые позволяют организовать виртуальный офис для командной работы:
- для управления процессами: Jira, Miro, «Битрикс24»;
- для хранения регламентов и онлайн-документов: Confluence, EvaWiki, Notion;
- для звонков и видеоконференций: «Телеграм», Zoom, Google Meet;
- для совместной работы с документами: Google Workspace, «Яндекс 360», «МойОфис»;
- для работы со скриншотами: LightShot, Joxi, «Яндекс Диск».
Обращайтесь! Поможем!