Бессмысленные созвоны стали корпоративным мемом, но исключить обсуждение задач из рабочего процесса вряд ли возможно. Чтобы участники встреч могли фокусироваться на результатах, в Контур.Толке разработали умное резюме. Сервис формирует краткий конспект с основными тезисами и решениями, принятыми на совещании. Рассказываем, как использовать ИИ-инструмент в работе.
Когда коммуникации «съедают» рабочее время
Сотрудники компаний тратят колоссальное количество времени на рабочее общение с коллегами. И это не смолтоки у кулера, а непосредственное обсуждение задач. Исследования показывают, что специалисты ежедневно тратят до 4,5 часов только на переписку в корпоративных мессенджерах. Если добавить время, затраченное на созвоны, встает вопрос: когда успевать работать?
Финансовый аспект проблемы также впечатляет: более трети опрошенных россиян полагают, что их компании из-за непродуктивных встреч каждый день теряют от 10 до 50 тысяч рублей. Особенно остро вопрос стоит в крупных организациях, где регулярно проводятся многочасовые совещания с десятками участников, половина из которых не понимает своей роли в обсуждении.
Почему онлайн-встречи неэффективны
Неэффективные совещания настолько распространены, что уже стали мемом. При этом большинство сотрудников осознают проблему, но лишь каждый пятый решается открыто высказать свое мнение. Остальные либо боятся испортить отношения с коллегами и руководством, либо молчат из-за корпоративной культуры, которая не предполагает обсуждения целесообразности встреч.
Вот как минимум четыре фактора, которые делают созвон с коллегами бессмысленным:
Как перейти от разговоров к результатам
Задача правильно организовать рабочую коммуникацию усложняется, когда речь идет о распределенных командах. Чтобы коллеги не тонули в переписках и встречах, важно формировать культуру общения и договориться о базовых правилах. Например, таких:
Сервис коммуникаций Контур.Толк берет на себя подготовку артефактов, чтобы вы могли сконцентрироваться на реализации решений, а не на их многократном обсуждении. В сервисе сохраняются видеозаписи, расшифровки, резюме созвонов, заметки участников и результаты голосований, к которым можно вернуться в любой момент. Сервис составляет резюме встречи автоматически. Толк записывает встречу и сохраняет видео в облаке, а через несколько минут после созвона появляется краткое содержание разговора.
Сгенерированное резюме включает обсуждаемые темы, принятые решения и ключевые моменты в хронологическом порядке. Для удобства восприятия информация разбита на смысловые блоки, каждый из которых охватывает примерно 15-минутный отрезок разговора. Пользователь может скопировать резюме целиком или использовать только часть. Резюме встречи в Толке помогает:
Первые пользователи новой возможности отмечают значительную экономию времени — до 65 % на анализе итогов встреч. Практика показывает, что время, затрачиваемое на подготовку протокола, сокращается более чем в три раза — с 30 до 8 минут.
Когда коммуникации «съедают» рабочее время
Сотрудники компаний тратят колоссальное количество времени на рабочее общение с коллегами. И это не смолтоки у кулера, а непосредственное обсуждение задач. Исследования показывают, что специалисты ежедневно тратят до 4,5 часов только на переписку в корпоративных мессенджерах. Если добавить время, затраченное на созвоны, встает вопрос: когда успевать работать?
Финансовый аспект проблемы также впечатляет: более трети опрошенных россиян полагают, что их компании из-за непродуктивных встреч каждый день теряют от 10 до 50 тысяч рублей. Особенно остро вопрос стоит в крупных организациях, где регулярно проводятся многочасовые совещания с десятками участников, половина из которых не понимает своей роли в обсуждении.
Почему онлайн-встречи неэффективны
Неэффективные совещания настолько распространены, что уже стали мемом. При этом большинство сотрудников осознают проблему, но лишь каждый пятый решается открыто высказать свое мнение. Остальные либо боятся испортить отношения с коллегами и руководством, либо молчат из-за корпоративной культуры, которая не предполагает обсуждения целесообразности встреч.
Вот как минимум четыре фактора, которые делают созвон с коллегами бессмысленным:
- Нет цели и повестки. Разговор без продуманного плана превращается в обсуждение посторонних тем.
- Вопрос можно решить в переписке. Многих раздражает, когда организуют созвон, хотя все можно быстро решить в мессенджере.
- Слишком много участников. Те, кого позвали на встречу «за компанию», не могут сказать ничего конструктивного, а только зря тратят время вместо того, чтобы заниматься задачами.
- Не зафиксировали результаты. Поговорили и забыли — так можно сказать о встрече, после которой не подвели и не записали итоги.
Как перейти от разговоров к результатам
Задача правильно организовать рабочую коммуникацию усложняется, когда речь идет о распределенных командах. Чтобы коллеги не тонули в переписках и встречах, важно формировать культуру общения и договориться о базовых правилах. Например, таких:
- Длинные встречи планировать заранее. Чем продолжительнее созвон, тем больше времени отводится на подготовку. Если собираете коллег на двухчасовой мозговой штурм, он должен появиться в календаре минимум за три недели до события. Нужен созвон завтра? Легко — но только на 15 минут.
- Позволить коллегам отклонять бесполезные встречи. Предоставьте сотрудникам право отказываться от созвона или хотя бы задавать вопросы о цели и повестке, если необходимость участия им непонятна.
- Собирать фидбэк. Запрашивайте обратную связь у сотрудников: была ли встреча полезна, что помешало добиться результатов, что можно улучшить.
- Сохранять итоги. Какой результат от того, что вопрос обсудили на встрече? Никакого, если не сохранился артефакт. Договоритесь о том, что вся рабочая коммуникация должна оставлять цифровые следы — записи принятых решений, поставленных задач и ключевых выводов.
Сервис коммуникаций Контур.Толк берет на себя подготовку артефактов, чтобы вы могли сконцентрироваться на реализации решений, а не на их многократном обсуждении. В сервисе сохраняются видеозаписи, расшифровки, резюме созвонов, заметки участников и результаты голосований, к которым можно вернуться в любой момент. Сервис составляет резюме встречи автоматически. Толк записывает встречу и сохраняет видео в облаке, а через несколько минут после созвона появляется краткое содержание разговора.
Сгенерированное резюме включает обсуждаемые темы, принятые решения и ключевые моменты в хронологическом порядке. Для удобства восприятия информация разбита на смысловые блоки, каждый из которых охватывает примерно 15-минутный отрезок разговора. Пользователь может скопировать резюме целиком или использовать только часть. Резюме встречи в Толке помогает:
- Подготовить протокол по итогам встречи. Брейншторм прошел продуктивно: накидали несколько идей для работы с новым заказчиком. Если ничего не записать, ценные идеи потеряются, придется собирать коллег на созвон заново. Резюме встречи легко скопировать и отредактировать, чтобы подготовить протокол и отправить всем участникам встречи.
- Распределить задачи. На созвоне обсудили новый проект, проговорили список задач, сроки и ответственных. Осталось поставить задачи и начать работу. Чтобы точно ничего не забыть и не тратить время на просмотр часовой записи, достаточно заглянуть в резюме.
- Рассказать о встрече тем, кого на ней не было. Сотрудник пропустил важную встречу, пока был в отпуске. Смотреть двухчасовую запись долго: проще прочитать резюме встречи и пересмотреть только те фрагменты видео, в которых есть важные детали.
Первые пользователи новой возможности отмечают значительную экономию времени — до 65 % на анализе итогов встреч. Практика показывает, что время, затрачиваемое на подготовку протокола, сокращается более чем в три раза — с 30 до 8 минут.
