Автоматизация процессов — неизбежное следствие цифровизации бизнеса. Технический директор «Утконос Онлайн» Владимир Малов рассказывает зачем и, главное, как правильно внедрять автоматизацию. Автоматизацией процессов в «Утконос Онлайн» Владимир занимается с 2019 года, до этого он запускал приложения доставки продуктов «Ленточка», «Перекресток Впрок» и Sunlight.
Причина № 1: ускорение развития и уменьшение затрат
В основе любой автоматизации лежит алгоритм, основанный на исторических данных, инструментах и методах. Можно фонтанировать идеями, инвестировать в реализацию и понимать, что что-то не работает, а вот что именно — не понимать. Например, часть процессов сборки заказов вполне можно перевести на программу, исключив человеческое вмешательство.
Но как лучше расставить продукты на полке или складе? Только пройдя через процесс последовательной автоматизации ручных операций можно выявить его оптимальное выполнение.
Если вы решили автоматизировать определенный процесс, то начните с малого и декомпозируйте его на несколько базовых процессов. Разложение больших процессов на малые помогает получить целостную картину происходящего внутри, которая покажет, что именно нужно оставить, а что лучше исключить из цепочки процессов. Так вы сможете увидеть, что происходит внутри большого процесса, и какие именно недочеты тормозят другие процессы.
В некоторых случаях, если, например, нельзя сразу автоматизировать процесс, может появиться вопрос: зачем это вообще надо? Ведь уже есть сложившийся пазл, а внедрение технологий будет стоить денег и времени... Конечно, можно ничего не менять, но вместе с компанией будет расти штат, и в какой-то момент затраты на фонд оплаты труда станут выше, чем выручка.
В моменте автоматизация может казаться дорогой, но в долгосрочной перспективе всегда оказывается выгоднее ручного выполнения рутинных процессов.
Причина № 2: реструктуризация внутренних процессов и оптимизация времени
Как вообще понять, что пора автоматизировать какой-то процесс?
Если прогресса нет, масштабироваться некуда, а ваши сотрудники каждый день делают одно и тоже — это хороший повод задуматься.
Посчитаем, что выгоднее — человек или автоматизация.
Предположим, что для выполнения задачи нужно нанять четырех человек в ближайшие 3 месяца. Средняя зарплата нужных сотрудников — 10 рублей. Получается, что за это время работа таких сотрудников будут стоить 120 рублей плюс риски: люди болеют, грустят, уходят к конкурентам и не только. И вот 120 уже стали 180. А разработка алгоритма под выполнение задачи и обслуживание серверов обойдется в те же 120 рублей. Выбор очевиден.
Так с помощью одного алгоритма мы оптимизируем время на выполнение задачи, которую могли бы делать четыре человека в течение трех месяцев, а также значительно облегчаем нагрузку на внутренние процессы.
Причина № 3: перераспределение кадровых ресурсов
Как «Утконос Онлайн» заменил целый отдел одним кодом?
Иногда на автоматизацию процессов приходится смотреть с точки зрения минимальных затрат. Например, в «Утконос Онлайн» был процесс, который предусматривал привлечение дополнительных логистов, что выходило за рамки запланированного бюджета.
Мы посмотрели на состав команды, переосмыслили человеческие ресурсы и попытались немножко сэкономить: если у нас есть программист, но нет логиста, то тогда мы будем пользоваться тем, что есть, и просто напишем алгоритм.
Это была базовая, примитивная программа без достаточного количества исторических данных. Мы написали алгоритм и отточили его на реальных пользователях. Все это заняло примерно 3-4 месяца.
Это также избавляет от необходимости расчета bus factor — что означает меру сосредоточения информации среди остальных членов проекта. Bus factor показывает, сколько в команде человек, без которых проект не может быть жизнеспособен. Алгоритм же лишен человеческих слабостей — это его преимущество.
Причина № 4: возможность для роста сотрудников
Желание руководителя сэкономить и желания сотрудников должны быть согласованы. Следует оценить, насколько решение автоматизировать процесс будет критично для персонала: надоело ли им заниматься этой задачей, или, может, наоборот, очень нравится? Расстроятся ли они, если их заменит машина? Сначала мы думаем про людей, а потом про bus factor. В решениях должен быть баланс.
Чаще всего люди настроены против алгоритма, потому что боятся потерять свое место в компании. И если у нас нет цели уволить людей — а с учетом дефицита кадров увольнять людей очень недальновидно — нужно помочь им найти для себя новую, интересную задачу.
Алгоритм правильнее внедрять постепенно, «откусывая» по чуть-чуть ручные операции. У сотрудника будет освобождаться время, которое он может потратить на новый участок работы. Получается не травмирующий план «внахлест» — внедрение алгоритма и перевод человека на новую функцию.
Причина № 5: инструмент роста, масштабирования и работы над ошибками
Конкуренция все еще основной двигатель прогресса, поэтому мы ищем пути, как стать лучше. Решая бизнес-задачу с помощью IT-инструментов, мы получаем преимущество в скорости. Например, мощное серверное оборудование считает зарплату в несколько раз быстрее самого опытного бухгалтера.
Сокращая долю ручного труда, очень важно не скатиться в «мертвые» процессы. Нельзя запустить процесс один раз и ожидать, что он так и будет всегда работать. Важно следить за тем, как работает алгоритм, какие баги появляются, с чем они связаны и как его можно улучшить.
Автоматизация меняется вместе с компанией — если это не так, то компания вполне может развалиться под гнетом устаревших процессов.
Раньше говорили, что люди — это новая нефть. Сейчас новой нефтью становятся результаты, которые люди создают. А в настоящих реалиях достигать результатов можно с помощью IT.
Автоматизируя процессы, помните:
Причина № 1: ускорение развития и уменьшение затрат
В основе любой автоматизации лежит алгоритм, основанный на исторических данных, инструментах и методах. Можно фонтанировать идеями, инвестировать в реализацию и понимать, что что-то не работает, а вот что именно — не понимать. Например, часть процессов сборки заказов вполне можно перевести на программу, исключив человеческое вмешательство.
Но как лучше расставить продукты на полке или складе? Только пройдя через процесс последовательной автоматизации ручных операций можно выявить его оптимальное выполнение.
Если вы решили автоматизировать определенный процесс, то начните с малого и декомпозируйте его на несколько базовых процессов. Разложение больших процессов на малые помогает получить целостную картину происходящего внутри, которая покажет, что именно нужно оставить, а что лучше исключить из цепочки процессов. Так вы сможете увидеть, что происходит внутри большого процесса, и какие именно недочеты тормозят другие процессы.
В некоторых случаях, если, например, нельзя сразу автоматизировать процесс, может появиться вопрос: зачем это вообще надо? Ведь уже есть сложившийся пазл, а внедрение технологий будет стоить денег и времени... Конечно, можно ничего не менять, но вместе с компанией будет расти штат, и в какой-то момент затраты на фонд оплаты труда станут выше, чем выручка.
В моменте автоматизация может казаться дорогой, но в долгосрочной перспективе всегда оказывается выгоднее ручного выполнения рутинных процессов.
Причина № 2: реструктуризация внутренних процессов и оптимизация времени
Как вообще понять, что пора автоматизировать какой-то процесс?
Если прогресса нет, масштабироваться некуда, а ваши сотрудники каждый день делают одно и тоже — это хороший повод задуматься.
Посчитаем, что выгоднее — человек или автоматизация.
Предположим, что для выполнения задачи нужно нанять четырех человек в ближайшие 3 месяца. Средняя зарплата нужных сотрудников — 10 рублей. Получается, что за это время работа таких сотрудников будут стоить 120 рублей плюс риски: люди болеют, грустят, уходят к конкурентам и не только. И вот 120 уже стали 180. А разработка алгоритма под выполнение задачи и обслуживание серверов обойдется в те же 120 рублей. Выбор очевиден.
Так с помощью одного алгоритма мы оптимизируем время на выполнение задачи, которую могли бы делать четыре человека в течение трех месяцев, а также значительно облегчаем нагрузку на внутренние процессы.
Причина № 3: перераспределение кадровых ресурсов
Как «Утконос Онлайн» заменил целый отдел одним кодом?
Иногда на автоматизацию процессов приходится смотреть с точки зрения минимальных затрат. Например, в «Утконос Онлайн» был процесс, который предусматривал привлечение дополнительных логистов, что выходило за рамки запланированного бюджета.
Мы посмотрели на состав команды, переосмыслили человеческие ресурсы и попытались немножко сэкономить: если у нас есть программист, но нет логиста, то тогда мы будем пользоваться тем, что есть, и просто напишем алгоритм.
Это была базовая, примитивная программа без достаточного количества исторических данных. Мы написали алгоритм и отточили его на реальных пользователях. Все это заняло примерно 3-4 месяца.
Это также избавляет от необходимости расчета bus factor — что означает меру сосредоточения информации среди остальных членов проекта. Bus factor показывает, сколько в команде человек, без которых проект не может быть жизнеспособен. Алгоритм же лишен человеческих слабостей — это его преимущество.
Причина № 4: возможность для роста сотрудников
Желание руководителя сэкономить и желания сотрудников должны быть согласованы. Следует оценить, насколько решение автоматизировать процесс будет критично для персонала: надоело ли им заниматься этой задачей, или, может, наоборот, очень нравится? Расстроятся ли они, если их заменит машина? Сначала мы думаем про людей, а потом про bus factor. В решениях должен быть баланс.
Чаще всего люди настроены против алгоритма, потому что боятся потерять свое место в компании. И если у нас нет цели уволить людей — а с учетом дефицита кадров увольнять людей очень недальновидно — нужно помочь им найти для себя новую, интересную задачу.
Алгоритм правильнее внедрять постепенно, «откусывая» по чуть-чуть ручные операции. У сотрудника будет освобождаться время, которое он может потратить на новый участок работы. Получается не травмирующий план «внахлест» — внедрение алгоритма и перевод человека на новую функцию.
Причина № 5: инструмент роста, масштабирования и работы над ошибками
Конкуренция все еще основной двигатель прогресса, поэтому мы ищем пути, как стать лучше. Решая бизнес-задачу с помощью IT-инструментов, мы получаем преимущество в скорости. Например, мощное серверное оборудование считает зарплату в несколько раз быстрее самого опытного бухгалтера.
Сокращая долю ручного труда, очень важно не скатиться в «мертвые» процессы. Нельзя запустить процесс один раз и ожидать, что он так и будет всегда работать. Важно следить за тем, как работает алгоритм, какие баги появляются, с чем они связаны и как его можно улучшить.
Автоматизация меняется вместе с компанией — если это не так, то компания вполне может развалиться под гнетом устаревших процессов.
Раньше говорили, что люди — это новая нефть. Сейчас новой нефтью становятся результаты, которые люди создают. А в настоящих реалиях достигать результатов можно с помощью IT.
Автоматизируя процессы, помните:
- Прежде чем приступить к автоматизации большого процесса, разложите его на базовые процессы;
- Проведите внутренний аудит текущих задач. Если исполнители погрязли в рутине и на ежедневной основе выполняют одни и те же задачи, которые позволяют поддерживать жизнеспособность бизнеса, но не развивать его, то это повод задуматься об оптимизации и внедрении автоматизации;
- Попробуйте оптимизировать бюджет и кадровые ресурсы с учетом автоматизации определенных процессов. Когда существенная экономия финансов и времени на лицо, то сомневаться не стоит — автоматизируйте;
- Предложите сотрудникам альтернативы. Вместо сокращения живого человека и его замены алгоритмом, предложите сотруднику варианты дальнейшего профессионального развития;
- Держите руку на пульсе и совершенствуйте алгоритмы. Прогресс не стоит на месте, а просто запустить один алгоритм один раз и наслаждаться жизнью — прямой пути к регрессу. Следите за жизнеспособностью алгоритма, лечите его от багов, совершенствуйте и оптимизируйте.
